Отдел делопроизводства

1. Общий отдел является структурным подразделением администрации городского округа ЗАТО Фокино (далее - администрация) без статуса юридического лица, имеет штампы, печать для документов.
2. В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями вышестоящих органов государственного управления, актами Администрации края, постановлениями и распоряжениями главы городского округа, Уставом городского округа ЗАТО Фокино, настоящим положением.
3. Руководство общим отделом администрации осуществляется начальником общего отдела.
4. Настоящее положение изменяется и корректируется в соответствии с изменением целей, задач, функций, обязанностей, прав, ответственности возложенных на общий отдел.

1. Решение вопросов местного значения:
2. Формирование и содержание муниципального архива. 
3. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в аппарате администрации. 
4. Обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству на организационно-распорядительную документацию, организации работы с ними. 
5. Обеспечение контроля  за сроками исполнения документов в аппарате администрации. 
6. Обеспечение качественного и своевременного выпуска распорядительных документов главы администрации городского округа, своевременное доведение их до исполнителей. 
7. Организационно-техническое обеспечение заседаний кабинета при главе городского округа, совещаний, проводимых главой городского округа.
8. Организация сбора и анализ информации об общественно-политической ситуации в городском округе. 

проводится ежедневно

с понедельника по четверг с 8.30 до 17.45;

В пятницу - с 8.30 до 16.30;

обед с 13.00 до 14.00.

NN 

Должность

Фамилия Имя Отчество

Адрес эл. почты

Телефоны

1

Начальник отдела делопроизводства 

Струков 

Роман Валериевич 

zato@mail.fokino-prim.ru

раб.тел.  8 42339(25-3-30), вн.тел. 201

 2

главный специалист 1 разряда

zato@mail.fokino-prim.ru

раб.тел . 8 42339(25-3-30), вн.тел. 202

 3

ведущий специалист 1 разряда

Панкова Евгения Александровна 

zato@mail.fokino-prim.ru

раб.тел. 8 42339(24-7-17), вн.тел. 401

 4

ведущий специалист 2 разряда

Капитунова Ксения Сергеевна 

zato@mail.fokino-prim.ru

раб.тел. 8 42339(25-3-30), вн.тел. 202

 5

ведущий специалист 2 разряда

Романова Наталья Владимировна 

zato@mail.fokino-prim.ru

раб.тел. 8 42339(25-3-30), вн.тел. 202

4.1. В администрации делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

4.2. В  структурных подразделениях администрации ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого приказом руководителя возложены данные обязанности.

4.3. Поступившие в адрес администрации обращения граждан, в том числе и по электронной почте, регистрируются в день их поступления, при этом на письменных обращениях в правом нижнем углу лицевого поля проставляется штамп с регистрационным номером и датой регистрации.

Устные обращения фиксируются в  карточке личного приема граждан (приложение №31), которая затем передается на исполнение в соответствии с резолюцией.

Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма.

Информация о зарегистрированных обращениях ежедневно вносится в базу данных автоматизированной (компьютерной) системы учета, поиска и анализа обращений с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки.

4.4. Обращения под зарегистрированными в отделе номерами проходят исполнение во всех структурных подразделениях. Повторное присвоение регистрационного номера не допускается.

4.5. Все поступающие обращения проверяются на повторность поступления. Повторным следует считать обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу, поступившее непосредственно в администрацию (структурное подразделение), если на первичное обращение не дан ответ в установленный законом срок или в случае не согласия автора с ответом.

Не считаются повторными предложения, заявления и жалобы, когда автор обращается в копиях сразу в несколько адресов, и все или несколько таких копий поступают на рассмотрение в администрацию, одного и того же автора, но по разным вопросам; многократно по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными подразделениями администрации.

4.6. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение руководству администрации городского округа ЗАТО Фокино в соответствии с распределением обязанностей или по принадлежности руководителям структурных подразделений.

Указания по исполнению даются в форме резолюции на документе, либо контрольно-регистрационной карточке.

4.7. Рассмотренные руководством обращения возвращаются в общий отдел для внесения информации об их исполнителях и сроках исполнения в базу данных автоматизированной системы учета и поиска документов и передачи их непосредственным исполнителям.

Обращения граждан, исполнение которых поручается нескольким должностным лицам, передаются каждому из них в копиях.

Ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через общий отдел.

4.8. Обращения граждан исполняются в сроки, установленные руководством администрации городского округа ЗАТО Фокино.  Если в тексте резолюции сроки не указаны, обращения исполняются в срок до одного месяца.

В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается автору.

Для решения вопроса о продлении срока обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока, предложением о новом сроке исполнения документа и представляет ее должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 дня до окончания срока рассмотрения обращения.

Решение о продлении срока обращения принимается должностным лицом, давшим поручение.

О продлении срока исполнения должностное лицо на документе делает запись.

 Ответственный исполнитель информирует общий отдел о продлении срока рассмотрения обращения и направляет уведомление заявителю с указанием причин продления срока рассмотрения его обращения.

На основании этого  специалист общего отдела вносит информацию о продлении сроков рассмотрения в базу данных автоматизированного учета обращений.

4.9. Письменное обращение гражданина должно содержать наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилии, имя, отчество, почтовый адрес, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личую подпись заявителя и дату.

4.10. Обращения не рассматриваются по существу, если:

4.10.1. В обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа(обращение признается анонимным).

4.10.2. Текст письменного обращения не поддается прочтению.

4.10.3. Ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

4.10.4. По вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение.

4.10.5. От гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.

4.10.6. Обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление.

4.10.7. В период рассмотрения обращения поступило сообщение о смерти гражданина, права и интересы которого затрагиваются в обращении.

4.10.8. В письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

4.10.11. Обращение содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, с угрозой жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

4.10.12. Обращение подано представителем, чьи полномочия не подтверждены в установленном законом порядке.

4. 11.Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4.10.1, 4.10.5, 4.10.7.

Аннотации данных обращений должны содержать обоснование принятого решения, пометку «В дело» с указанием даты и фамилии исполнителя.

4.12. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.13. Обращения граждан, требующие сообщения о результатах их рассмотрения, по которым заявителям даны обещания с перспективными сроками выполнения, берутся на контроль с внесением информации в базу данных.

4.14. Обращения граждан, по которым даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

В тексте промежуточного ответа указывается срок или необходимые условия окончательного разрешения вопроса.

Ответы не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, возвращаются общим отделом администрации городского округа ЗАТО Фокино  исполнителям для доработки.

Обращения считаются исполненными и снимаются с контроля только после вынесения решения, принятия исчерпывающих мер по сути предложения, заявления, жалобы.

На каждом обращении после его исполнения должна быть надпись «В дело», личная подпись должностного лица, принявшего это решение, дата.

4.15. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан даются, как правило, в письменной форме за подписью руководителей администрации.

Текст ответа исполняется только компьютерным способом.

В случае устного ответа делается соответствующая запись на документе, в регистрационно-контрольной карточке.

4.16. Отправка исходящей корреспонденции по  обращениям граждан производится общим отделом администрации с ведением учета, составлением реестра (в случае если письмо заказное).

Исходящую корреспонденцию по обращениям граждан в вышестоящие органы и неподведомственные организации подписывают глава городского округа и заместители главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Отправку этой корреспонденции осуществляет  общий отдел граждан ежедневно, в случае если письмо заказное,  по реестрам.

4.17 Обращения граждан, поступившие в адрес руководства администрации, после их исполнения в обязательном порядке возвращаются в общий отдел с копией ответа и прилагаемыми материалами для централизованного формирования и хранения дел.

Формирование и хранение дел в структурных подразделениях у исполнителей не допускается.

4.18. Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии   с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Каждое предложение, заявление, жалоба составляют в деле самостоятельную группу.

Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

Не допускается подшивать в дело не исполненные и неправильно оформленные документы.

4.19. Ответственность за сохранность и исполнение документов по предложениям, заявлениям, жалобам граждан возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений администрации городского округа должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.

4.20. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан и использование их в справочных целях в администрации возлагается на начальника общего отдела,
руководителей подразделений и должностных лиц, работающих с обращениями(в зависимости от стадии прохождения документа).

4.21. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава городского округа ЗАТО Фокино.